Connecter Lightspeed K-Series à Upvendo

Ce guide connecte votre caisse Lightspeed Restaurant K-Series aux bornes Upvendo, à la commande en ligne et à la commande QR. Ensuite, chaque commande Upvendo arrive sur votre caisse Lightspeed et vos imprimantes cuisine, et votre carte, vos prix et vos produits épuisés viennent de Lightspeed.

La configuration prend environ 30 minutes, plus un court délai chez le support Lightspeed pour l'étape TVA (UE uniquement).

Avant de commencer

• Un compte Lightspeed Restaurant K-Series actif, avec la commande en ligne activée pour votre établissement, et au moins une caisse en ligne.
• Votre carte construite dans Lightspeed. Chaque article et chaque option payante doit avoir un SKU et un groupe comptable (accounting group).
• Un compte Upvendo avec votre ou vos établissements créés sous Paramètres > Emplacements. Les établissements Lightspeed ne sont pas importés automatiquement.
• Un prestataire de paiement connecté dans Upvendo (Stripe ou Viva Wallet) pour les paiements en ligne. Lightspeed ne gère que les paiements encaissés à votre caisse.

Étape 1 : préparer Lightspeed

Dans le Lightspeed Back Office :

1. Placez chaque article vendu sur une carte liée à votre configuration de caisse. Lightspeed n'accepte les commandes en ligne que pour les articles d'une carte liée ; la caisse refuse tout le reste. Après une modification de carte, utilisez Update and reload devices.
2. Créez un moyen de paiement pour les commandes Upvendo, par exemple « Upvendo ». Les commandes Upvendo payées y sont enregistrées, ce qui les rend faciles à retrouver dans vos rapports.
3. Créez des profils de commande pour les commandes Upvendo. Le nom et le code sont libres :

4. Uniquement si vous proposez « payer au retrait » : allez dans POS > Configurations > votre configuration > Order Management et activez Allow orders with zero covers. Sinon, la caisse refuse le paiement d'une commande à emporter avec « The number of covers cannot be zero! ».
5. UE uniquement, TVA des nouveaux profils : les commerçants ne peuvent pas modifier les règles de TVA dans K-Series. Demandez au support Lightspeed (k-series.support@lightspeedhq.com) d'appliquer à vos nouveaux profils à emporter et livraison les mêmes règles de TVA que le profil standard Take away. Vérifiez d'abord les taux avec votre comptable. En attendant, ces commandes sont facturées au taux normal.

Étape 2 : connecter votre compte Lightspeed

1. Dans le back-office Upvendo, ouvrez Lightspeed et allez dans l'onglet Paramètres.
2. Cliquez sur Se connecter avec Lightspeed.
3. Connectez-vous avec votre compte Lightspeed et autorisez Upvendo.
4. Vous revenez dans Upvendo, connecté. Aucun test de connexion séparé n'est nécessaire.

Étape 3 : lier vos établissements

1. Allez dans l'onglet Emplacements. Tous vos emplacements Upvendo y figurent.
2. Cliquez sur Associer l'emplacement à côté d'un emplacement et choisissez l'établissement Lightspeed correspondant. Chaque établissement Lightspeed peut être lié à un seul emplacement Upvendo.
3. Upvendo importe alors la carte de cet établissement. Le statut affiche Synchronisation, puis Active.

Répétez pour chaque emplacement.

Étape 4 : moyens de paiement et profils de commande

1. Onglet Paramètres > Association des moyens de paiement : choisissez le moyen de paiement Lightspeed de l'étape 1 pour les paiements en ligne, puis cliquez sur Enregistrer les moyens de paiement. Les commandes payées au retrait ou sur facture arrivent toujours non payées ; votre personnel les encaisse à la caisse.
2. Onglet Emplacements > le menu de l'emplacement > Profils de commande : choisissez les profils sur place, à emporter et livraison de l'étape 1, puis cliquez sur Enregistrer. Un type de commande laissé vide utilise le profil par défaut de Lightspeed.
3. Onglet Emplacements > le menu de l'emplacement > Menu de caisse : choisissez le ou les menus liés à la configuration de caisse qui reçoit les commandes en ligne, puis Enregistrer. Les articles absents de ces menus sont masqués pour les clients. Avec un seul menu Lightspeed, il n'y a rien à choisir. Si vous changez plus tard le menu de votre caisse, mettez aussi ce réglage à jour ; Upvendo affiche un avertissement sur l'emplacement si le menu choisi a disparu ou si des commandes échouent pour article manquant.
4. Facultatif, onglet Paramètres :
   • Heure de synchronisation automatique : l'heure de la synchronisation quotidienne de la carte (07:01 par défaut).
   • SKU d'article pour frais : un article Lightspeed sur lequel les frais de livraison et de retrait sont enregistrés. Laissez vide pour ne pas envoyer les frais à la caisse.

Étape 5 : publier votre carte

Une fois l'import terminé, Upvendo propose Utiliser votre menu Lightspeed. Choisissez Commande en ligne, Borne ou les deux et cliquez sur Utiliser ce menu. Les photos, descriptions et allergènes ajoutés dans Upvendo sont renvoyés vers Lightspeed.

Étape 6 : passer une commande test

1. Passez une petite commande à emporter sur votre borne ou votre page de commande en ligne.
2. Vérifiez qu'elle apparaît sur la caisse sous le bon profil de commande et qu'elle s'imprime en cuisine.
3. UE : vérifiez que le ticket affiche le taux de TVA réduit à emporter. Sinon, les règles de TVA de l'étape 1.5 ne sont pas encore appliquées.

Ce qui est synchronisé, et quand

Lightspeed fait foi : si un article existe des deux côtés, la version Lightspeed l'emporte. Les catégories, groupes d'options et SKU se gèrent uniquement dans Lightspeed.

Les commandes sur place (borne, QR à table) arrivent à la caisse comme commandes sur place ; les commandes QR sont ajoutées à l'addition ouverte de la table. Les commandes à emporter et en livraison arrivent comme commandes à emporter ou en livraison.

Ajouter un nouvel article

Vous pouvez créer un article dans Upvendo ; il est créé pour vous dans Lightspeed. L'API de Lightspeed ne permet pas d'ajouter un article à une carte : ajoutez donc le nouvel article à votre carte liée à la caisse dans Lightspeed et rechargez les appareils. En attendant, Upvendo affiche un avertissement sur l'article et le masque aux clients, pour que personne ne commande un article que la caisse refuserait.

Quand une commande ne peut pas être envoyée à la caisse

Les commandes refusées par la caisse sont listées sous Transactions > POS bloqué, avec le motif donné par Lightspeed. Corrigez la cause, puis cliquez sur Réessayer la synchronisation POS sur la commande, ou saisissez-la à la main sur la caisse. Upvendo ne rembourse jamais automatiquement.

Se reconnecter

Si l'accès à Lightspeed expire, une bannière Reconnecter apparaît sur la page Lightspeed. Cliquez sur Reconnecter et reconnectez-vous. Vos liaisons d'établissements et paramètres sont conservés.

Supprimer une liaison d'établissement

Onglet Emplacements > le menu de l'emplacement > Supprimer l'association supprime tout ce qu'Upvendo a importé de Lightspeed pour cet emplacement (articles, catégories, options, taux de TVA). Rien n'est supprimé dans Lightspeed. Mettre en pause arrête la synchronisation sans rien supprimer.

Besoin d'aide ?

Contactez le support Upvendo via le chat de votre back-office ou via notre page de contact. Nous pouvons aussi configurer l'intégration avec vous.